Luckhaus GmbH
Rechtssicheres DMS
Branche
Mitarbeitende
Standort
Gründung
Herausforderung
- Neue gesetzliche Anforderungen durch die GoBD
- Umständliche Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
- Ablösung der Ablage im Dateisystem durch ein DMS
Herausforderung
Die Luckhaus GmbH ist ein Fachbetrieb für Sanitär- und Heizungstechnik mit Sitz in Remscheid. In der Verwaltung des Installateurbetriebs wird schon seit langem eine Handwerkersoftware genutzt.
Als jedoch vor einigen Jahren mit den GoDB neue rechtliche Vorgaben zur Ablage von Dokumenten in Kraft traten, begab sich das Unternehmen auf die Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem. Eine wichtige Anforderung war die Erfüllung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form).
Das DMS sollte außerdem die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater vereinfachen, die bis dato noch papierbasiert ablief.
Lösung
- Rechtssicheres DMS „Scopevisio Documents“ in der Cloud
- Integriertes revisionssicheres Archiv
- Gesicherter Zugang für die externe Steuerkanzlei
Lösung
Die GoBD legen fest, wie die Integrität, Authentizität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit von elektronisch gespeicherten Dokumenten sichergestellt werden muss. Scopevisio Documents erfüllt diese Anforderungen. Auch deshalb entschied sich die Luckhaus GmbH für das System.
Im Cloud-DMS Scopevisio Documents werden per E-Mail eingehende Rechnungen rechtssicher abgelegt. Einzelne Rechnungen, die noch auf Papier eingehen, werden gescannt und ins System übernommen. Das revisionssichere Archiv garantiert die Unveränderbarkeit der Dokumente.
Gleichzeitig unterstützt das DMS die Unternehmensprozesse, im Falle von Luckhaus die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater. Dieser kann auf das cloudbasierte DMS zugreifen und zum Beispiel Eingangsrechnungen, aber auch Personaldokumente (wie z. B. Lohnabrechnungen, Krankmeldungen usw.) im System abrufen.
Scopevisio Documents hat uns sofort überzeugt, da es alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Die Ablage ist wesentlich übersichtlicher als vorher und die Suchfunktion im System spart viel Zeit.
Michael Luckhaus
Geschäftsführer und Inhaber
Luckhaus GmbH
“Auch der Datenaustausch mit unserem Steuerbüro ist sicher und sehr praktisch. Das spart meinen Kollegen und mir einiges an Zeit, die wir lieber nutzen, um die Wünsche unserer Kunden zu erfüllen.”
Michael Luckhaus
Geschäftsführer und Inhaber
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Nutzen
Günstige Cloud-Lösung
Scopevisio Documents ist auch für kleine Betriebe dank einer geringen monatlichen Rate realisierbar und belastet nicht durch eine einmalige große Investition.
Schnelle Einführung
Das DMS konnte schnell und ohne großen Schulungsaufwand eingeführt werden. Dazu trug auch die intuitive Bedienbarkeit der Software bei.
Rechtssicheres DMS
In Scopevisio werden die Eingangsrechnungen der Luckhaus GmbH und weitere Dokumente GoBD-konform gespeichert. Alle Daten sind sicher, permanent verfügbar und in Deutschland archiviert.
Verbesserte Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
Die Steuerkanzlei kann über einen gesicherten Zugang auf das DMS alle benötigen Dokumente dort finden.
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Über die Luckhaus GmbH
Tradition.Trifft.Zukunft. – Das ist der Leitspruch der Luckhaus GmbH, die auf eine fast hundertjährige Tradition zurückblickt. Die Ursprünge des Unternehmens liegen in einem kleinen Klemptnerbetrieb.
Heute ist die Luckhaus GmbH ein modernes Fachunternehmen, das auf kundenindividuelle Lösungen für Bad und Heizung spezialisiert ist. Die Leistungen umfassen Beratung, Planung und Umsetzung.
Ob klassische oder erneuerbare Technologien – das 15-köpfige Team rund um Geschäftsführer Michael Luckhaus hat immer den Kunden und seine individuelle Situation im Blick. Das Ziel: Gemeinsam Zukunft bauen. Dabei legt das Unternehmen höchsten Wert nicht nur auf die Produktauswahl, sondern vor allem auf Arbeitsqualität und Service.
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