Geschäftsdaten sicher und geschützt aufbewahren
Jeder Unternehmer, aber auch einzelne Mitarbeitende sind verpflichtet, für die Sicherheit der betrieblichen Dokumente zu sorgen. Insbesondere kfm. Aufzeichnungen sind mit Blick auf mögliche Betriebsprüfungen vollständig zu führen und müssen vor Daten- und Informationsverlust geschützt werden.
Ein DMS als Archivierungssoftware kann dabei helfen, die gesetzlichen Regelungen im Rahmen von GoBD und DSGVO einzuhalten.
- Die technische Unveränderbarkeit sorgt u.a. für eine revisionssichere Archivierung
- Vermeidung von Fremdzugriff und Schutz sensibler Daten durch internes Rechte- und Rollensystem
- Verbesserter Schutz vor externen Gefahren (Wasser- und Brandschäden)
Archivierte Dokumente in Sekundenschnelle verfügbar
Lange Suchzeiten gehören der Vergangenheit an. In einem digitalen Archiv sind Informationen in wenigen Sekunden auffindbar. Scopevisio Documents dient dabei als Software zur digitalen Dokumentenverwaltung: Mithilfe der semantischen Volltextsuche (OCR-Technologie), lassen sich bei Bedarf Dokumente schnell wiederfinden.
- Archivierung und Belegaufruf aus Ihren Software-Anwendungen ohne Schnittstelle
- Informationen können schnell abgerufen werden, lange Suchzeiten entfallen
- Keine redundante Ablage notwendig, weil die Informationen allen berechtigten Personen gleichermaßen zur Verfügung stehen
So sind Sie jederzeit auskunftsfähig und können auf Anfragen von Kunden oder bei einer Betriebsprüfung flexibel reagieren.
Arbeitstätigkeiten zunehmend automatisieren
Mit Scopevisio Documents lassen sich neben der Archivierungsfunktion weitere Arbeitsschritte automatisieren. Dokumente können bei Bedarf automatisch auf Wiedervorlage gelegt werden.
- Archivierte Verträge, die automatisch vor Ablauf der Kündigungsfrist zur Prüfung dem Mitarbeitenden in das Postfach gelegt werden
- Eingehende Rechnungen, die abhängig vom Rechnungssteller oder -summe unterschiedliche, digitale Prüf- und Freigabeprozesse durchlaufen
Die Vorteile einer Archivierungssoftware
Sparen Sie Zeit und Aufwand mit Scopevisio Documents DMS
Sicherheit
Der sichere Platz für Ihre Geschäftsunterlagen. Unser DMS besitzt das C5-Testat des BSI und erfüllt damit höchste Sicherheitsstandards.
Ortsunabhängigkeit
Archivierte Dokumente immer griffbereit: jederzeit und standortunabhängig – ob im Homeoffice, Büro oder unterwegs.
Gesetzeskonform
Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben für die digitale, revisionssicheren Archivierung – auch im Zusammenhang mit der E-Rechnungspflicht.
Zusammenarbeit
Beschleunigen Sie interne Prozesse mithilfe von Workflows. Langwierige Abstimmungen und lästige Rückfragen entfallen.
Häufige Fragen zu Scopevisio Documents
Es gibt mehrere Gründe, weshalb Unternehmen ein digitales Archiv gegenüber einem Papier-Archiv vorziehen sollten. Die wesentlichen Aspekte sind, z.B.
Effizientere Prozesse und Zeitersparnis
Mit einer Archivierungssoftware können Sie schnell und einfach auf benötigte Dokumente zugreifen. Mitarbeitende müssen nicht mehr Aktenordner wälzen, um nach Vorgängen zu suchen. Mithilfe der Suchfunktion haben Sie die benötigte Information innerhalb von Sekunden zur Hand. Die Zeit für die Suche und Recherche verkürzt sich um ein Vielfaches.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
In Deutschland ist die Aufbewahrung und Archivierung von Geschäftsunterlagen gesetzlich geregelt. Die wichtigsten Vorschriften zur Archivierung finden sich u.a. in den GoBD, in der AO und dem HGB.
Neben den Steuergesetzen spielt auch der Datenschutz eine wichtige Rolle. Die DSGVO verlangt z.B. Zugriffsschutz in Bezug auf personenbezogene Dokumente, ein fristgerechtes Löschkonzept sowie die Erfüllung der Nachweispflichten bezüglich der Entstehung, Verwendung und Zugriff auf Dokumente. Ein Dokumentenmanagementsystem hilft Ihnen dabei die gesetzlichen Vorgaben einzuhalten.
Verbesserte Sicherheit
Digital archivierte Dokumente können durch Sicherheitsmaßnahmen, wie u.a. Verschlüsselung besser geschützt werden als Papierdokumente. In einem DMS sind die Zugriffsrechte klar definiert und nachvollziehbar. Dies erhöht den Schutz sensibler Informationen.
Aber auch vor externen Faktoren sind digital aufbewahrte Unterlagen besser geschützt. In einem digitalen Archiv bleiben Dokumente über viele Jahre hinweg lesbar und sind vor Naturkatastrophen (Brand- oder Wasserschäden) abgesichert. So können Sie ihre kaufmännischen Aufzeichnungen vor Abnutzung und externen Einflüssen geschützt langfristig aufbewahrt werden.
Platz- und Kostenersparnis
Mit einer Archivierungssoftware benötigen Sie keinen physischen Lagerraum für Ihre Aktenschränke mehr. Unternehmen können dadurch Kosten für Mietflächen einsparen. Aber auch die Personalkosten reduzieren sich aufgrund der verbesserten Arbeitsabläufe: Mitarbeitende können das Archiv einfacher nach Informationen durchsuchen und der wiederholte Zugriff erfolgt wesentlich schneller.
Insgesamt sorgt eine Archivierungssoftware dafür, dass Unternehmen effizienter und sicherer arbeiten. So können Kosten reduziert, Arbeitsprozesse verbessert und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden.
Scopevisio Documents ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Verwaltung, aber auch für die Archivierung von Dokumenten in mittelständischen Unternehmen, Organisationen, Vereinen und sozialen Einrichtungen. Die Software dient zum einen der zentralen Dokumentenverwaltung und zum anderen fungiert sie als Arbeitsplattform: So können alle Mitarbeitenden gemeinsam und standortübergreifend an Dokumenten arbeiten und auf diese zugreifen.
Sobald Ihre Dokumente (z.B. Rechnungsbelege) im DMS abgelegt sind, sind diese revisionssicher, d.h. unveränderbar, gespeichert. Ein internes Rechtekonzept sorgt dafür, dass der Zugriff nur einem berechtigten Personenkreis gestattet ist. Automatische Löschfristen sorgen dafür, dass Dokumente nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist wieder gelöscht werden.
Scopevisio Documents hat außerdem ein Workflow-Management integriert. Damit lassen sich Routinetätigkeiten im Zusammenhang mit Dokumenten automatisieren und Arbeitsprozesse verbessern.
In der heutigen digitalen Welt wissen wir, wie wertvoll und sensibel Ihre Daten sind. Scopevisio Documents bietet Ihnen höchste Standards in Sachen Sicherheit und Datenschutz. Ihre Daten und Dokumente werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert.
Wir setzen modernste Sicherheitstechnologien ein, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Darüber hinaus werden unsere Prozesse höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht, was wir laufend durch unabhängige Experten, etwa durch den TÜV, prüfen lassen. Unser Informationssicherheitsmanagement-System ist ISO 27001-zertifiziert.
Das DMS, das Scopevisio Documents zugrunde liegt, besitzt ein C5-Testat. Der Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist das derzeit wichtigste und umfangreichste Testat für Cloud-Anwendungen. Es wird vom BSI für alle Cloudprodukte vorgeschrieben, die von Bundesbehörden und -ministerien eingesetzt werden.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Geschäftsunterlagen, darunter kaufmännische Aufzeichnungen, sicher und rechtskonform aufzubewahren. Die Möglichkeiten eines DMS gehen jedoch über die digitale Archivierung hinaus, denn: Für gewöhnlich sind Dokumente in Geschäftsprozesse eingebunden. Als Beispiel wäre hier der Rechnungseingang zu nennen. Hier müssen Belege nicht nur rechtssicher aufbewahrt, sondern zeitgleich auch geprüft und Zahlungsfreigaben erteilt werden.
Scopevisio Documents bietet die Möglichkeit, dokumentenbasierte Prozesse mithilfe von sogenannten Workflows abzubilden. Ein Workflow definiert einen regulären Geschäftsprozess und beschreibt Handlungen, die an einem Dokument von unterschiedlichen Personen vorgenommen werden müssen. Der Vorteil ist, dass Geschäftsvorgänge insgesamt schneller erledigt werden und dadurch Prozesskosten reduziert werden können.
Die Verknüpfung von Dokumentenmanagement und Workflows in Scopevisio Documents bietet den Mehrwert, geschäftsrelevante Daten revisionssicher zu archivieren und damit einhergehende Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren.
Testen Sie Scopevisio Documents 30 Tage kostenlos
Optional mit Premiumstart
Testen Sie unsere vorkonfigurierte Cloud-Lösung 30 Tage kostenlos. Nutzen Sie selbständig alle Vorteile unserer einfach zu bedienenden Anwendung.
Wahlweise mit Premiumstart
Sie wünschen Begleitung? Während der Testphase können Sie einmalig für 49,-€ (zzgl. MwSt.) unseren Premiumstart hinzubuchen.
Dazu gehören:
- E-Mail- und Telefonsupport
- Onlinemeetings für die Unterstützung bei der Einrichtung
- Ein persönlicher Ansprechpartner
