Scopevisio Documents Workflow

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) kann erhebliche Vorteile in Bezug auf Zeitersparnis und Effizienz bringen. Laut einer Studie der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung kann die Bearbeitungszeit bei der Verwendung eines DMS um beeindruckende 50-90 % reduziert werden. Das bedeutet, dass Aufgaben, die zuvor mehrere Stunden oder sogar Tage in Anspruch genommen haben, mit einem DMS in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden können.

Ein solch drastischer Rückgang in der Bearbeitungszeit hat nicht nur den Vorteil der Zeitersparnis an sich, sondern kann auch die Servicequalität gegenüber den Kunden erheblich verbessern. In einem Geschäftsumfeld, in dem schnelle Reaktionszeiten und Effizienz oft mit erhöhter Kundenzufriedenheit einhergehen, kann ein DMS daher einen deutlichen Wettbewerbsvorteil darstellen.

Zudem geht die Implementierung eines DMS häufig mit einer Überarbeitung und Optimierung bestehender Prozesse einher. Dies bedeutet, dass nicht nur Dokumente effizienter verwaltet werden, sondern auch die zugrunde liegenden Geschäftsprozesse gestrafft und verbessert werden. Die Studie deutet darauf hin, dass Unternehmen im Durchschnitt eine Verringerung der Arbeitsschritte um 10-40 % erwarten können. Dies führt nicht nur zu einer schnelleren Bearbeitung von Vorgängen, sondern oft auch zu einer verbesserten Qualität der gesamten Vorgangsbearbeitung.

Zusammengefasst lässt sich also sagen, dass ein DMS nicht nur eine erhebliche Zeitersparnis mit sich bringt, sondern auch die Prozesseffizienz und -qualität in Unternehmen signifikant steigert, wodurch letztlich auch der Kundenservice profitiert.

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) sollte stets unter Berücksichtigung der geltenden gesetzlichen Vorgaben erfolgen. Besonders relevant sind in diesem Zusammenhang die GoBD-Richtlinien („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“).

Die GoBD regelt, wie Unternehmen digitale Dokumente erfassen, bearbeiten und archivieren müssen, um die Integrität, Authentizität, Verfügbarkeit und Vertraulichkeit dieser Daten sicherzustellen. Dazu gehören unter anderem:

• Die ordnungsgemäße Digitalisierung und Archivierung physischer Belege
• Die revisionssichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit von digitalen Dokumenten
• Der Schutz vor unberechtigtem Zugriff und Manipulation
• Die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen

Unternehmen, die diese Anforderungen nicht erfüllen, riskieren rechtliche Konsequenzen und können ihre Buchführungspflichten verletzen, was steuerliche Nachteile mit sich bringen kann.

Um dies zu vermeiden, empfiehlt sich der Einsatz einer revisionssicheren DMS-Software. Unsere Lösung erfüllt die Anforderungen der GoBD und unterstützt Sie dabei, gesetzeskonform und effizient zu arbeiten. So profitieren Sie nicht nur von einer sicheren Dokumentenverwaltung, sondern optimieren gleichzeitig Ihre Geschäftsprozesse.

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und andere Dokumente unterliegen verschiedenen rechtlichen Vorgaben, die sich regelmäßig ändern können. Daher ist es wichtig, sich stets über die aktuell geltenden Regelungen zu informieren und diese bei der Archivierung zu berücksichtigen.

Ja, die Anpassung des genutzten Systems an Ihre individuellen Bedürfnisse ist jederzeit möglich. Sollten Sie feststellen, dass Sie mehr Speichervolumen, zusätzliche Nutzer, Workflows oder weitere Funktionen benötigen, können Sie diese flexibel und kurzfristig hinzubuchen.

Das System bietet Ihnen somit höchste Flexibilität, um sich an veränderte Anforderungen anzupassen. Falls Sie bestimmte Workflows oder Funktionen nicht mehr benötigen, sollten Sie sicherstellen, dass dies keine unerwarteten Einschränkungen für andere Nutzer zur Folge hat. So bleibt der reibungslose Zugriff auf alle wichtigen Funktionen für Ihr gesamtes Team gewährleistet.

Bei der Wahl Ihres Funktionspakets stehen Ihnen verschiedene Laufzeiten zur Verfügung. Dabei gilt, dass alle Nutzer des Systems die gleiche Laufzeit haben müssen – eine gemischte Auswahl ist nicht möglich.

Monatliche Laufzeit:
Die monatliche Laufzeit beginnt am ersten Tag des nächsten Monats nach Abschluss der Buchung. Der Vertrag verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat. Eine Kündigung ist mit einer Frist von 14 Tagen zum Monatsende möglich. Änderungen, wie der Wechsel des Funktionspakets oder der Übergang zur jährlichen Laufzeit, können monatlich vorgenommen werden.

Jährliche Laufzeit:
Die jährliche Laufzeit beginnt am ersten Tag des nächsten Monats nach dem Kaufabschluss und läuft für ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht mit einer Frist von 14 Tagen zum Laufzeitende gekündigt wird. Während der Vertragslaufzeit ist es möglich, die Anzahl der Nutzer, Workflows oder Funktionen zu erweitern, jedoch nicht zu reduzieren. Die Zahlung erfolgt im Voraus für das gesamte Jahr sowie für zusätzlich hinzugebuchte Leistungen.

Um die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen, empfiehlt es sich, die Laufzeitoption zu wählen, die Ihren betrieblichen Anforderungen entspricht, und die entsprechenden Kündigungs- und Abrechnungsmodalitäten zu berücksichtigen.