Archivierungssoftware: Dokumente sicher aufbewahren

Scopevisio Documents ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Verwaltung, aber auch für die Archivierung von Dokumenten in mittelständischen Unternehmen, Organisationen, Vereinen und sozialen Einrichtungen. Die Software dient zum einen der zentralen Dokumentenverwaltung und zum anderen fungiert sie als Arbeitsplattform: So können alle Mitarbeitenden gemeinsam und standortübergreifend an Dokumenten arbeiten und auf diese zugreifen.

Sobald Ihre Dokumente (z.B. Rechnungsbelege) im DMS abgelegt sind, sind diese revisionssicher, d.h. unveränderbar, gespeichert. Ein internes Rechtekonzept sorgt dafür, dass der Zugriff nur einem berechtigten Personenkreis gestattet ist. Automatische Löschfristen sorgen dafür, dass Dokumente nach Ablauf der vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist wieder gelöscht werden.

Scopevisio Documents hat außerdem ein Workflow-Management integriert. Damit lassen sich Routinetätigkeiten im Zusammenhang mit Dokumenten automatisieren und Arbeitsprozesse verbessern.

In der heutigen digitalen Welt wissen wir, wie wertvoll und sensibel Ihre Daten sind. Scopevisio Documents bietet Ihnen höchste Standards in Sachen Sicherheit und Datenschutz. Ihre Daten und Dokumente werden verschlüsselt übertragen und verschlüsselt auf Servern in Deutschland gespeichert.

Wir setzen modernste Sicherheitstechnologien ein, um die Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität Ihrer Dokumente zu gewährleisten. Darüber hinaus werden unsere Prozesse höchsten Sicherheitsanforderungen gerecht, was wir laufend durch unabhängige Experten, etwa durch den TÜV, prüfen lassen. Unser Informationssicherheitsmanagement-System ist ISO 27001-zertifiziert.

Das DMS, das Scopevisio Documents zugrunde liegt, besitzt ein C5-Testat. Der Cloud Computing Compliance Criteria Catalogue (C5) des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) ist das derzeit wichtigste und umfangreichste Testat für Cloud-Anwendungen. Es wird vom BSI für alle Cloudprodukte vorgeschrieben, die von Bundesbehörden und -ministerien eingesetzt werden.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem können Sie Geschäftsunterlagen, darunter kaufmännische Aufzeichnungen, sicher und rechtskonform aufzubewahren. Die Möglichkeiten eines DMS gehen jedoch über die digitale Archivierung hinaus, denn: Für gewöhnlich sind Dokumente in Geschäftsprozesse eingebunden. Als Beispiel wäre hier der Rechnungseingang zu nennen. Hier müssen Belege nicht nur rechtssicher aufbewahrt, sondern zeitgleich auch geprüft und Zahlungsfreigaben erteilt werden.

Scopevisio Documents bietet die Möglichkeit, dokumentenbasierte Prozesse mithilfe von sogenannten Workflows abzubilden. Ein Workflow definiert einen regulären Geschäftsprozess und beschreibt Handlungen, die an einem Dokument von unterschiedlichen Personen vorgenommen werden müssen. Der Vorteil ist, dass Geschäftsvorgänge insgesamt schneller erledigt werden und dadurch Prozesskosten reduziert werden können.

Die Verknüpfung von Dokumentenmanagement und Workflows in Scopevisio Documents bietet den Mehrwert, geschäftsrelevante Daten revisionssicher zu archivieren und damit einhergehende Arbeitsprozesse zu digitalisieren und zu optimieren.